一、学科建设档案资料室的目的

为满足测绘工程学院江苏省重点学科建设的需要，同时积累科研资料成立测绘工程学院学科建设档案资料室。为规范管理特制定本管理办法。

二、学科建设档案资料室职责

为规范管理资料，测绘工程学院安排专门办公用房，并配置与管理相关的办公用品。同时配置兼职人员负责管理。学科建设档案资料室主要负责全院教职工科研成果的归档、整理编目、统计与保管、使用。

三、材料归档范围

学科建设档案资料室负责收集学校每年要求统计的科研材料，同时负责测绘工程学院资助的科研相关所有材料。

四、不定期归档材料要求

1．测绘工程学院资助参加学术会议资料清单

（1）参加学术会议资助申请书一份；

（2）会议通知扫描件一份或者PDF电子文档，复印件一份；

（3）论文打印稿一份

（4）录用论文的佐证材料电子版或者扫描件一份，复印件一份；

（5）会议论文集的封面、目录、发表的正文、封底扫描件一份，复印件一份；

（6）会议合影留念的相片扫描件一份；

（7）论文获奖证书的扫描件一份，复印件一份；

（8）会议通讯录的扫描件一份，复印件一份；

（9）会议收集的报告PPT，有代表性的数码相片；

（10）测绘工程学院教师参加国际、国内学术会议综述报告书一份。如果是二人以上同时参加会议，可推荐一人负责撰写，其它人配合完成。

（11）书面汇报的PPT电子版。如果是二人以上同时参加会议，可推荐一人负责汇报，其它人配合回答问题，尽可能用相片汇报。汇报时如果有会议相关宣传材料要给教师传阅。

2．测绘工程学院资助发表学术论文资料清单

（1）期刊封面、目录、正文（或者PDF电子文档）、封底扫描件一份，复印件一份；

（2）版面费发票扫描件一份，复印件一份；

（3）论文资助申请书一份。

3．测绘工程学院资助出版专著、教材资料清单

（1）专著、教材的封面、目录、封底扫描件一份，复印件一份；

（2）出版费发票扫描件一份，复印件一份；

（3）专著、教材资助申请书一份。

4．纵横向项目合同书

（1）纵横向项目合同书电子版一份（其中公章页用扫描文件JPEG格式），复印件一份；

（2）纵向项目申请书电子版一份。

5．纵横向项目鉴定验收材料

（1）纵向项目鉴定证书电子版一份（其中公章页用扫描文件JPEG格式），复印件一份；

（2）横向项目验收报告电子版一份（其中公章页用扫描文件JPEG格式），复印件一份。

6．科研获奖材料清单

科研获奖证书扫描件一份，复印件一份。

五、定期归档材料要求

按照学校要求每年一次的科研统计工作共同完成，主要是不定期上交归档材料时没有上交的所有材料。清单按照不定期归档材料清单要求相同。

六、统计与保管办法

所有材料按照要求由管理人员填写统计表格。管理人员按照年份、分类别装盒统一管理。

七、使用办法

进入资料室的所有材料不外借，电子文档可以拷贝，纸质材料可以复印。

本办法的解释权属测绘工程学院学术委员会。本办法自2008年9月起试行。

测绘工程学院

2009年5月22日